19. maaliskuuta 2012

DuuniExpoilua

Normaalista poiketen tämä blogi ei käsittele LAMKOn asioita, vaan liittyy lamkoomassa julkaistuun DuuniExpo -artikkeliin. Ethän silti käänny pois? Popkornit esiin ja lukemaan!

Oli synkkä ja myrskyinen toukokuun päivä kun puhelin soi ja ilmoitettiin että sinut on valittu DuuniExpo 2012 -messujen projektipäälliköksi, vieläkö otat pestin vastaan? Kyllä vastauksen jälkeen tuntui että olisi hypännyt aikakoneeseen ja pikakelannut seuraavat n. 9kk suoraan tapahtumapäivään. Mitä kaikkea mahtui tuolle välille ja mitä tapahtui messujen jälkeen?

Kyllä vastauksen jälkeen ensimmäinen asia mitä tein oli kunnon kalenterin hankinta ja sen täyttäminen. Siitä hetkestä eteenpäin viikot täyttyivät palavereista, tapaamisista ja projektityöskentelystä. Tästä päästäänkin ensimmäiseen asiaan mitä opin DuuniExposta, oman ajankäytön hallinta. Vai pitäisikö sanoa että opin työskentelemään 25/7.

Yksin ei pääse pitkälle. Kun otin pestin vastaan, niin viikon kuluessa olin rekrytoinut johtoryhmän ympärilleni. Johtoryhmä koostui kuudesta henkilöstä ja ajanmyötä myös Yrittäjyyspäivien projektipäällikkö adoptoitiin johtoryhmään osaksi perhettä. Tällä poppoolla käytiin ratkomaan projektin haasteita ja jaettiin elämän ilot ja surut. Pikkuhiljaa johtoryhmäläiset rekrytoivat itselleen omat tiimit ja lähtivat toteuttamaan omaa osuuttaan.





Kuvassa suurin osa
johtoryhmästä +
turvallisuuspäällikkö
vierailemassa
Lahden Messuilla
ensimmäistä kertaa.








Fakta 1 - DuuniExpossa työskenteli loppujenlopuksi yli 40 opiskelijaa ja työtunteja tuli useita tuhansia. Kaikkien palkka oli erinäinen määrä opintopisteitä. Lisäksi DuuniExpoon liittyi useita kymmeniä LAMKin henkilökunnan jäseniä tavalla tai toisella.

Kun lähdimme toukokuussa suunnittelemaan DuuniExpoa johtoryhmän kanssa, kohtasimme heti ensimmäisen haasteen. Mitä sitä pitäisi tehdä? Valitettavien yhteensattumien summan takia meillä ei ollut paljoa pohjamateriaalia mitä käyttää. Kaikilla oli "pitääkö tässä nyt pyörä keksiä uudestaan" olo. Mutta etsivä löytää, tarpeeksi kun kaiveltiin niin löysimme muutaman tiedonjyvän sieltä täältä. Siitä alkoi DuuniExpo palapelin kokoaminen.


Arjen haasteita, miten
saadaan sähköposti
toimimaan työpuhelimissa?







Seuraava haaste olikin jo ovella, kesä! Kaikilla oli kesätyöpaikat hankittu ja auringostakin pitäisi saada nauttia. Kaikki johtoryhmäläiset eivät olleet edes samalla paikkakunnalla töissä. Mutta sillä mennään mitä on annettu eikä vikistä! Näissä kolmessa kuukaudessa oli se hyvä puoli, että kaikki sidosryhmät olivat enemmän tai vähemmän lomalla. Kesä käytettiin suunnitteluun, valmistauduttiin tulevaan ja yritettiin saada mahdollisimman paljon töitä tehtyä. Muutama uneton yö tuli kesällä vietettyä ja mietittyä että pitääkö aikataulu vai hajoaako kaikki käsiin. Tästä päästään yhteen monista asioista mitä olen oppinut projektin aikana, murehtiminen ei auta mihinkään.

Kesä oli ja meni, koitti syyskuu ja opiskelijat palasivat takaisin koulunpenkille. Siitä alkoi työrupeama mikä päättyi vasta helmikuun messuihin. Projektiin tuli lisää työntekijöitä melkein viikoittain ja työtuntimittari huusi hoosiannaa. Haasteita tuli päivittäin vastaan ja niistä selvittiin. Myynti alkoi ja pikkuhiljaa Lahti Hallin neliöt alkoivat täyttymään. Markkinointi levitti sanaa lähialueen kouluille ja muille tahoille. Viestintä tuotti materiaalia muiden käyttöön ja yritti saada DuuniExpoa kaikkien tietoon. Pikkuhiljaa DuuniExpon palapeli täyttyi pala palalta.


Fakta 2 - Näytteilleasettajapaikkoja myytiin 89 kpl. Myytyjä neliöitä oli 860m2 ja kontaktoituja yrityksiä ja tahoja oli lähemmäs 700. Messuilla kävi n. 4200 vierasta.

Tarkemmin kun syksyä muistelee, niin se on aika hämärän peitossa. Elämä oli niin hektistä ja päiviin mahtui niin montaa eri asiaa. Tämä varmasti pätee moneen projektilaiseen. Jotenkin siitä kuitenkin selvittiin ja joulu alkoi olla ovella. Se tarjosi monelle heidän tarvitseman hengähdystauon.

Uusi vuosi, uudet kujeet. Siirryttiin vuoden 2012 puolelle ja alettiin olemaan jännän äärellä, ei montaa päivää messuihin. Olin myös aloittanut LAMKOn puheenjohtajan hommat vuoden alusta, joten täytyy taas sanoa että vuoden alku on myös hämärän peitossa. En tiedä mistä se kaikki energia tuli revittyä jaksamiseen. Päivät jatkuivat yöhön asti ja piti seilata paikasta toiseen. Tuntui että kaikki projektissa olleet kävivät ylikierroksilla vuoden alun, oli niin sanottua tekemisen meininkiä!




Rakennuspäivältä kuvaa.


Vihdoin koitti se viikko mitä olimme kaikki odottaneet. Viime hetken hälinä, varmistelut, tuplavarmistelut ja triplavarmistelut. Oli jotenkin outo tunne kun viikko alkoi, niin kaikki jännitys oli poissa. Tiesin että mikään ei voi mennä vikaan ja messut menevät omalla painollaan. Olihan siinä hirveä hälinä vielä messupäivänä klo 8.59, mutta kun kello löi yhdeksän ja ovet avattiin niin kaikki rauhottui. Tottakai kaikkea pientä sattui ja tapahtui päivän aikana, mutta se kuuluukin asiaan.

Messut olivat onnistuneet, kaikki toimi kuten piti. Messukävijät ja näytteilleasettajat olivat tyytyväisiä, mikä on tärkeintä. Projektiryhmä sai huokaista helpotuksesta ja valmistautua palaamaan normaaliin elämänrytmiin. Uskon että moni projektiryhmästä koki tyhjän olon kun Lahti Hallin ovet sulkeutuivat perästä keskiviikkoiltana. Niin monen kuukauden työ huipentui vain kahdeksan tunnin tapahtumaan. Jälkeenpäin kun miettii DuuniExpon eri vaiheita, niin tulee lähinnä huvittunut olo siitä kuinka hukassa sitä välillä oltiin.

Mitä sitten messujen jälkeen tapahtui? Kerättiin kiitokset, hoidettiin raportointi ja palattiin arkeen. Tuli hieman haikea olo kun vieraili DuuniExpon työtilassa (tunnetaan myös toiselta nimeltään luola) ja siellä ei enään ollut sitä hälinää odottamassa. Tavallaan sitä osasi odottaa, mutta vaikea siihen on tottua. Hommat jatkuu ja uudet haasteet odottavat. Vaikka kuinka pidän projektityöskentelystä, niin aina kun projekti loppuu on haikea hetki. Pidemmän aikaa kun tekee töitä tiiviisti pienen ryhmän kanssa sitä pakosti ystävystyy ja karu totuus on että niin usein ei tule töiden loppumisen jälkeen nähtyä.

Mitä jäi käteen koko projektista? Kokemusta mitä ei oppitunneilla opi, rohkeutta tehdä vaikeita päätöksiä sekä käytännön tietoa ja taitoa. Se lista mitä projektin aikana tuli opittua on niin pitkä, että en ala sitä tähän listaamaan. Ehkä tärkein oppi on se mitä opin itsestäni ja kyvyistä, mihin pystyy ja milloin tulee raja vastaan. Parasta projektissa on ne ihmiset joihin pääsi tutustumaan ja ne kenen kanssa projektin aikana kehittynyt ystävyys jatkuu varmasti pitkälle tulevaisuuteen.

Lopuksi vielä haluaisin kiittää kaikkia niitä ketkä olivat osallisena projektissa, ilman teitä ei olisi saavutettu näin mahtavaa tapahtumaa. Kiitos ja kumarrus!

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti